/interview/698456/

Что мешает закупать эффективно? Шесть распространенных проблем

Андрей Бойко, коммерческий директор B2B-Center.

Проблемы с правильным описанием, идентификацией и учетом закупаемой продукции преследуют специалистов заказчика на каждом этапе процесса: от получения заявки на закупку до хранения и выдачи уже купленного товара со склада. Современные решения позволяют не только решить каждый из этих вопросов, но и вывести систему закупок компании на качественно новый уровень эффективности.

Сколько весит литр бензина?

Одна из самых распространённых сложностей – использование разных единиц измерения для одной и той же продукции. Например, при покупке топлива. Обычно крупные компании закупают его в тоннах, а конечным потребителям отпускают в литрах. При этом его вес, в числе прочих факторов, напрямую зависит от температуры окружающей среды. Другой пример – закупка краски в банках или бочках, объем и вес которых может различаться в зависимости от фасовки производителя. Проблема касается любых расходных материалов, которые могут закупаться на вес, а отпускаться поштучно, или поставляться в таре разного объема.

Это создает риск мошенничества или сложно вычисляемых потерь, а учитывая масштаб закупок крупных компаний, цена ошибки может быть очень велика. В такой ситуации центральный офис не может полноценно контролировать закупки дочерних предприятий, т.к. нет возможности составить полноценный отчёт, сравнить цены и количество закупаемых товаров.

Для решения проблемы компании устанавливают во внутренних регламентах единицы измерения, правила закупок и пересчёта такой продукции. Это позволяет сделать пересчет объемов закупаемой и отпускаемой со складов продукции прозрачным и понятным, но усложняет закупку и учет продукции, а также не исключает ошибок, связанных с человеческим фактором.

Атака клонов

Вторая проблема или даже их комплекс – это дублирование позиций в справочнике закупаемой продукции. Один и тот же товар может вестись и закупаться под разными наименованиями.

Такое дублирование может произойти случайно. При наименовании продукции специалисты могут чередовать буквы е/ё, использовать сокращения, условные обозначения, латиницу, профессиональный сленг или просто писать с ошибками. Выявление подобных позиций – задача нетривиальная, поэтому справочник постоянно пополняется такими дубликатами.

Работа закупщиков крупной компании может быть не согласована между филиалами, что приводит к искусственному увеличению ее объема и закупкам одной и той же номенклатуры под разными наименованиями.

Второй вариант – преднамеренное дублирование наименований. Недобросовестные закупщики могут вступить в сговор с контрагентами и намеренно искажать наименования закупаемой продукции, чтобы другие поставщики не смогли принять участие в закупке.

Раньше такие виды мошенничества были популярны в сфере государственных закупок. Заказчики меняли кириллические символы на латинские, буквы на похожие по написанию цифры и т.д. Система автоматизированного поиска не могла распознать такие описания и в процедуре участвовали только «нужные» компании. В случае корпоративных закупок такие же махинации возможны с номерами продукции в каталоге.

Требуется переводчик

Следующая проблема – отсутствие взаимопонимания между производственным подразделением — заказчиком, специалистом-закупщиком, поставщиком и работником склада. Каждый из них может использовать свои термины для обозначения товара.

Представитель цеха в заявке может менять слова местами, использовать синонимы, сокращения и условные обозначения. Специалист в сфере закупок не может разбираться во всех технических нюансах и знать весь профессиональный сленг. Например, термин «автомат» может иметь самые различные значения: «автоматический выключатель», характеристика коробки передач, вид стрелкового оружия, а термин «труба металлическая» подразумевает тысячи вариантов исполнения этой самой трубы.

Поэтому специалист-закупщик вынужден проводить настоящее расследование. Звонить в цех, уточнять о каком механизме идет речь. Затем обсуждать закупку с поставщиками, которые предлагают свои варианты. Получается игра в испорченный телефон, когда на каждом этапе теряется или искажается часть информации.

Не тот двигатель

Самое тяжелое последствие неэффективной системы коммуникаций – это дорогостоящая закупка не того оборудования, которое требовалось для производственных нужд.

Любая производственная компания закупает оборудование, комплектующие или полуфабрикаты для выпуска собственной продукции. Она не специализируется на перепродаже исходных материалов, поэтому риски «ошибочной» закупки гораздо выше, чем на рынке ритейла. Неудачная процедура автоматически приводит к возрастающим  расходам или срыву производственной программы.

Реальный случай из практики: предприятие готовилось запустить новый цех и закупало для него электродвигатель, который изготавливали на заказ в течение нескольких месяцев. Когда двигатель привезли для установки, то оказалось, что он не подходит под существующую электросхему цеха. Причиной стала незначительная ошибка в обозначении оборудования. В итоге пришлось переделывать всю электросхему цеха под неудачную покупку. Другого выхода просто не было.

Склад как черная дыра

Использование разных единиц измерения, дублирование позиций и отсутствие взаимопонимания между подразделениями способны породить настоящий хаос на складах компании. Одинаковая продукция может храниться под разными наименованиями, а работникам склада будет сложно разобраться и идентифицировать хранящуюся номенклатуру.

На практике встречаются самые разные варианты названий для товаров на складе: «болт», «автоматический выключатель» без указания других характеристик этой продукции и даже «общее для цехов».

Отсутствие параметров или четкого наименования продукции означает, что надо самому идти на склад и изучать его содержимое. Если там хранится несколько тысяч позиций, то сделать это может только специальная комиссия. На таких «безымянных» позициях могут «лежать» десятки миллионов рублей, и никто в компании не будет знать, что это за материалы или оборудование. Как следствие, возникают дополнительные расходы на хранение, содержание склада, проблемы с финансово-бухгалтерским учетом.

Доверяете ли вы отчетам?

До сих пор многие производственные компании создают отчетность с помощью ручного труда своих специалистов в Excel. Хорошо, если у вас всего пара филиалов, которые закупают не слишком большой спектр продукции.

Создание простого отчета превращается в титанический труд для специалиста, который может совершить ошибку или упустить важную деталь. А если добавить к этому все вышеперечисленные проблемы, то закономерно возникает вопрос: а можем ли мы на 100% доверять таким отчетам?

Электронные закупки 2.0

Инструмент для минимизации описанных рисков есть. Создание единой информационной системы в закупках – это логичный шаг как для крупных производственных холдингов, которые давно работают на электронной торговой площадке, так и для небольших компаний, которые хотят сразу начать «всё делать правильно».

Производственные подразделения и отдел закупок получают понятный язык для совместной работы в виде справочника закупаемой продукции. Система в автоматическом режиме проверяет правильность описания позиций справочника, обрабатывает разные единицы измерения продукции и при необходимости пересчитывают одни в другие, позволяет исключать дубликаты и модерировать создание новых позиций.

Благодаря интеграции справочника и электронной торговой площадки у специалистов появляется возможность быстро и качественно анализировать закупки различных товаров и услуг, оценивать оптимальность выбора поставщика, а также создавать отчеты о закупках за любой период времени.

Использование такого инструмента выводит систему закупок на новый уровень эффективности за счет автоматизации всех этапов процесса, оптимизации рисков, издержек и работы сотрудников закупочного подразделения. Многолетний опыт работы в сфере электронных торгов помог B2B-Center создать эффективное облачное решение для автоматизации закупок. Это позволяет заказчикам значительно экономить на разработке и поддержке собственных систем. Пришло время сделать следующий шаг и открыть новую эпоху электронных закупок 2.0.